Datenschutzordnung der Bürgerinitiative Mettenberg

zum Schutz von Mensch, Umwelt und Natur e.V.

als Anlage zur Satzung 1. Allgemeine Grundsätze Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet. 2. Einwilligung zur Speicherung und Nutzung von Daten Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO. Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO). Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt. 3. Beitritt zum Verein Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf: • Vor- und Zuname • Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort) • Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail) • Geburtsdatum • Bankverbindung (bei Einwilligung zum SEPA-Lastschriftmandat) • Datum des Eintritts Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Originaldaten werden auf Papier in einem separaten Ordner abgelegt der durch organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist. Zusätzlich werden die Daten in einem EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist. Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. 4. Austritt aus dem Verein Beim Austritt von Mitgliedern werden alle Papier-basierten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden. Archivierte Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Elektronische Daten werden innerhalb eines Jahres nach Austritt des Mitglieds gelöscht. 5. Pressearbeit Der Verein informiert gelegentlich über die Tagespresse (z.B. Schwäbische Zeitung, Informationsblatt der Mettenberger Ortsverwaltung oder in Zeitschriften von Umweltschutzverbänden) oder über die Vereinshomepage über Aktionen des Vereins. Dabei können Fotos und/oder Namen von Vereins-mitgliedern verwendet werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. 6. Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere Ehrungen sowie Feierlichkeiten bei Vereinsversammlungen bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten genannt werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Bekanntgabe widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Erwähnung von personenbezogenen Daten, wie z.B. Eintrittsjahr. Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Dies sind außer dem Vorsitzenden und dessen Stellvertreter: der Kassierer, der auch für die Mitgliederverwaltung zuständig ist, sowie die Schriftführerin. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Verantwortlich für die Mitgliederverwaltung die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden. 7. Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung. Die Beschwerde kann online unter https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/ eingereicht werden. Josef Weber (1. Vorsitzende) Joachim Zeller (2. Vorsitzende)